La mayoría de las llamadas de seguimiento en un despacho nacen de una incidencia registrada a medias. Con unos pocos datos bien recogidos desde el primer aviso se evita buena parte del ida y vuelta con vecinos y proveedores.
Checklist de datos mínimos
- Comunidad y portal o zona: dónde ocurre exactamente (garaje, portal 2, azotea, piscina…).
- Tipo de incidencia: fuga de agua, avería de ascensor, cerradura, iluminación… Facilita asignar al oficio correcto.
- Descripción clara: qué se ve, desde cuándo y si empeora.
- Urgencia percibida: si hay riesgo para las personas o daños que se extienden.
- Quién avisa y cómo localizarle: nombre y vía de contacto, por si el proveedor necesita acceso.
- Fotografías, cuando sea posible: ahorran una visita previa en muchos casos.
Datos que se generan después
Una incidencia no termina en el aviso. Conviene que quede constancia de:
- Estado actual (recibida, en revisión, asignada, en ejecución, completada, cerrada).
- Proveedor asignado y fecha del encargo.
- Trabajo realizado: qué se hizo y cuándo.
- Factura, si procede, y confirmación de cierre.
Un error habitual
Pedir todos estos datos al vecino por teléfono, uno a uno. Es más eficiente que el propio vecino los introduzca en un formulario guiado y que el despacho solo tenga que revisar.
Cómo lo aplica Koralia
En Koralia el vecino escanea el QR de su comunidad y describe la incidencia; el despacho la revisa, la asigna a un proveedor y consulta su estado hasta el cierre. Puedes verlo en funcionamiento solicitando una demo.